Отечественные архивы

В последние несколько лет в дискуссиях о модернизационном пути развития России все большее значение приобретают инновации: по мнению правительства, высокие технологии и передовые методы управления следует внедрять во все сферы жизни государства. Ведущая роль в модернизации принадлежит проектной деятельности: управлению крупными и малыми проектами,..." />

Top.Mail.Ru
28 марта 2024, четверг, 23:29
TelegramVK.comTwitterYouTubeЯндекс.ДзенОдноклассники
17 июня 2010, 09:55

Документационное обеспечение управления проектами

Отечественные архивы

В последние несколько лет в дискуссиях о модернизационном пути развития России все большее значение приобретают инновации: по мнению правительства, высокие технологии и передовые методы управления следует внедрять во все сферы жизни государства. Ведущая роль в модернизации принадлежит проектной деятельности: управлению крупными и малыми проектами, направленными на развитие высоких технологий, улучшение качества жизни и повышение конкурентоспособности в рыночной среде. «Полит.ру» публикует статью директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, доктора исторических наук, профессора РГГУ Михаила Ларина, в которой автор рассказывает о том, как устроены федеральные проекты и какие документы необходимы на каждом этапе работы с ними, а также о том, с какими проблемами сталкивается сегодня российская и зарубежная проектная деятельность. Статья опубликована в журнале «Отечественные архивы» (2010. № 2).

Модернизационный путь развития, на который вступила наша страна в ответ на глобальные вызовы мирового финансового и экономического кризиса, требует скорейшего внедрения передовой техники, современных технологий и методов управления во все сферы жизни общества и государства. Программно-целевые методы управления социально-экономическими системами, давно ставшие повседневной практикой в развитых странах, применяются уже и в России: в крупных национальных проектах, федеральных целевых программах, при переходе к целевому планированию и бюджетированию, ориентированному на конечный результат. Достаточно взглянуть на бюджет страны, чтобы убедиться в том, что он содержит особые статьи по финансированию государством ряда федеральных целевых программ. По сути это группы проектов, координированно управляемых с помощью названных методов. В дальнейшем именно управлению проектами будет принадлежать ведущая роль в модернизации, которую можно представить как совокупность реализуемых крупных, масштабных и малых проектов, направленных на дальнейшее развитие и совершенствование техники и технологий, повышение конкурентоспособности в глобальной рыночной среде, улучшение качества жизни.

Понятие «проект» зарубежные ученые трактуют как совокупность разнообразных видов деятельности, объединенных рядом общих признаков. Так, любой из них направлен на достижение конкретных целей и определенных результатов; характеризуется координированным выполнением многочисленных, взаимосвязанных действий; ограничен во времени, т.е. имеет начало и конец. В отличие от производственной системы, проект предполагает однократную деятельность до получения конечного результата, все чаще становясь основной формой деятельности организации. Другими словами, проект – это работа, которая должна быть выполнена для достижения уникального, заранее определенного результата в рамках установленных сроков и бюджета[1].

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между появлением и завершением) является исходным для его финансирования, которое, в свою очередь, служит основанием для разделения работ на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную фазы (стадии). В реальности этот процесс более сложный и многоступенчатый. Его первая стадия (концептуальная) включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта; вторая стадия – разработка проекта, в ходе которой определяются структура работ и исполнители, выстраиваются календарные графики работ, разрабатываются бюджет проекта и проектно-сметная документация, проводятся переговоры и заключаются контракты с подрядчиками и поставщиками; третья стадия – выполнение проекта, когда осуществляются работы по его реализации (строительство, маркетинг, обучение персонала и др.); четвертая стадия (завершение проекта) состоит обычно из приемочных испытаний, опытной эксплуатации и сдачи проекта в эксплуатацию; пятая стадия (эксплуатационная) включает приемку, запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

При этом каждой стадии управления проектами соответствует определенный набор документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку мероприятий. Однако система его документационного обеспечения, несмотря на довольно широкое распространение в России и за рубежом проектного способа выполнения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, до сих пор не выработана, не определен необходимый и достаточный состав документов, способных обеспечить рациональное исполнение отдельных функций управления в рамках проекта.

Понимая насущную необходимость решения этой проблемы, попытаемся в данной статье представить видовой состав документации по соответствующим стадиям управления проектами и обозначить перспективы совершенствования управления документами в процессе проектной деятельности. Для достижения поставленной цели были проанализированы действующие нормативные правовые акты Российской Федерации (федеральные законы и постановления правительства[2], стандарты и правила[3]), отечественная[4] и зарубежная[5] литература, преимущественно американских и английских специалистов из различных организаций по управлению проектами, а также практика управления проектами во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела в процессе выполнения заданий федеральных целевых программ.

Состав документов, создаваемых и используемых на первой стадии формирования проекта, установлен лишь для федеральных целевых программ. Это необходимый и достаточный комплекс документов, определяющих концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, установленный Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Иначе обстоит дело с инновационными (инициативными) проектами, документационное обеспечение которых на данной стадии управления до сих пор обсуждается специалистами. Одни выделяют такие документы, как проектное задание (название, цель, задачи, организация, утверждение проекта с подписями главных его участников), соглашение о цели, задачах и ожидаемых результатах[6], а другие обосновывают необходимость создания большего количества документов, называя среди них план, график проекта, описание продукта. Так, К.Хелдман (США) важное значение придает разработке устава проекта, считая его основой для планирования, выполнения и контроля работ. По ее мнению, он должен давать общее представление о проекте, его цели и результатах, содержать пакет дополнительных документов, подсчет ресурсов и затрат, а по необходимости и исследование возможностей. В уставе следует также зафиксировать роль и ответственность руководителя, персонала, спонсора проекта и исполнительных менеджеров. При этом К.Хелдман допускает, что если проект реализуется по контракту, то тот может выполнять роль устава. Разумеется, Хелдман постоянно подчеркивает и важность разработки документов, касающихся бюджета проекта[7].

Именно на концептуальной стадии, по мнению А.Д. Орра (Великобритания), необходимо создание экономической модели – одной из ключевых составляющих начального этапа реализации любого сложного проекта, которая может быть представлена бизнес-планом[8]. Отечественные специалисты относят к данной стадии такие документы, как стратегический инвестиционный и бизнес-планы, технико-экономическое обоснование и проектное задание[9].

Состав документации для второй стадии, связанной с разработкой проекта, столь же строго продиктован условиями его выполнения. Так, правовые отношения и финансовые обязательства участников государственного проекта отражаются в нескольких организационно-правовых документах. Отношения заказчика и головного исполнителя регулируются государственным контрактом, к которому прилагаются техническое задание (технические требования), рабочая программа и календарный план. В свою очередь, отношения головного исполнителя и соисполнителей регулируются договором между сторонами; дополнительным соглашением, включающим календарный план и техническое задание; сметой расходов. В договоре как основном правовом документе определяются его предмет; стоимость (договорная цена) работ и порядок расчетов между сторонами; сроки и порядок исполнения работ; права, обязанности и ответственность сторон; права интеллектуальной собственности на результаты работы; порядок приемки работ; особые условия и форс-мажорные обстоятельства; условия конфиденциальности; организационные вопросы; юридические адреса; банковские реквизиты; подписи сторон. К договору прилагаются смета расходов и техническое задание.

Техническое задание (ТЗ) является наиболее сложным из приложений и включает такие разделы, как общие сведения (наименование организаций заказчика и исполнителя, основания для выполнения работы, сроки начала и окончания работ, порядок внесения изменений в ТЗ); цель и основные задачи работы; требования к ее выполнению и содержанию; исходные данные, порядок проведения и этапы; требования к оформлению результатов; порядок их приемки. К договору может прилагаться план-график представления проектных материалов заказчику.

К сожалению, в отношении инициативных проектов такой определенности нет, а господствуют разнообразные подходы к определению комплекса документов, образующихся в ходе их реализации.

Например, Д.Дипроуз (США) относит к данному документному комплексу план проекта, включающий намечаемые результаты работы, конкретные задачи и их распределение между исполнителями, графики, смету; план коммуникаций (отчеты о выполнении задач каждым членом команды, способы получения и предоставления информации для участников проекта) и бюджет (расчет сметы проекта, калькуляции)[10], а А.Д. Орр подробно излагает их содержание. Так, по его мнению, общий план дает полную картину деятельности по проекту, устанавливает порядок выполнения работ, собирая информацию для формирования экономической модели, раскрывает главную цель проекта и его задачи, ключевые аспекты (временные рамки, объем, качество) и риски. Составление бюджета проекта А.Д. Орр считает следующим после разработки общего плана действием и выделяет здесь такой документ, как план распределения работ, на котором основана вся деятельность по реализации проекта. Существующие планы разбиваются по управляемым участкам, комплексам работ и группам задач с использованием графика Ганта[11]. Вслед за этим составляется график проекта (структурная схема, последовательность и взаимозависимость работ, снижение рисков), а после его утверждения – план, содержащий общую характеристику проекта, схему контроля и механизмы управления, организацию и структуру проекта, ожидаемый его жизненный цикл, основные результаты, затраты или использование ресурсов[12].

Документацию по планированию выполнения проекта К.Хелдман представляет по функциям управления. Организационная функция, по ее мнению, обеспечивается документом, подтверждающим сферу действия проекта (обоснование, продукт, достижения и цели, критерии успешности проекта), к которому прилагается полный список всех требований к проекту. Он служит основой для соглашения между инвесторами и проектантами. Важным дополнением является самостоятельный документ, где указано, как управлять сферой действия, какие изменения последней могут быть включены в проект. Таким образом, предусматриваются возможность возникновения данных изменений, их частота и последствия. Наряду с другими специалистами К.Хелдман выделяет график проекта (сроки начала и завершения заданий, последовательность операций и их продолжительность) и смету расходов.

Для реализации функции обеспечения управления проектом предназначены план управления ресурсами с детальным описанием видов и объемов необходимых ресурсов, а также контракт на поставку товаров или услуг и план управления материально-техническим снабжением.

Управление персоналом обеспечивают организационный план (документирование роли и ответственности отдельных лиц или групп за различные элементы проекта и взаимоотношений между ними), коллективные соглашения (с профсоюзами, ассоциациями или группами служащих), ожидаемые задания персонала, матрица распределения ответственности и план управления персоналом. Сюда же отнесены организационная структура и утвержденный список работников проекта. Реализацию функции управления качеством последнего отражают план управления качеством, стандарты и правила[13].

Наиболее сложный и объемный блок документации, судя по российскому опыту оргпроектирования, сопровождает стадию выполнения проекта. Его можно поделить на четыре части: организационно-правовая, финансовая, научно-техническая, оргпроектная документация.

Организационно-правовая документация включает, прежде всего, комплекс договорных документов: контракт (договор генерального подряда), договоры генерального подрядчика с организациями – исполнителями и соисполнителями (организациями и физическими лицами), порядок оформления и содержание которых регламентируются Гражданским кодексом Российской Федерации, а также дополнительные соглашения об уточнении или изменении содержания договоров. За ним следует комплекс документов, регламентирующих ход проектных работ и организацию управления созданными для этого временными творческими коллективами (ВТК). Сюда можно отнести техническое задание на проектирование, приказы и распоряжения руководителей о создании ВТК, распределении прав и обязанностей между участниками проекта, положения о ВТК и об оплате труда его членов, календарный план, индивидуальные и групповые задания на выполнение отдельных видов работ, индивидуальные договоры подряда, заключаемые руководителем ВТК или иным должностным лицом с исполнителями и регламентирующие состав, объем выполняемых работ и форму оплаты труда, а также документы, регулирующие вопросы приемки результатов и оплаты труда исполнителей. Самостоятельный комплекс образуют документы, отражающие ход работы по проекту (переписка, протоколы и решения производственных совещаний, промежуточные информационные отчеты о ходе выполнения проекта).

Весьма важная компонента этой стадии управления проектом – финансовая документация. Главная роль здесь принадлежит финансовым разделам вышеназванных договоров и смете проекта, а все финансовые операции сопровождаются стандартным, строго регламентированным государством набором финансово-расчетной и бухгалтерской документации.

Специфической частью документационного обеспечения управления проектами является научно-техническая документация, в которой, как правило, отражаются основные результаты проектирования. Формы отчетов о проектной деятельности обычно фиксируются в договоре (контракте), а содержание определяется требованиями заказчика, изложенными в техническом задании. Специальные требования к проектам научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ оформляются согласно действующему государственному стандарту[14].

Оргпроектная документация отражает процесс сбора, обработки, анализа первичных данных об объекте организационного проектирования. Ее состав зависит от применяемых методов проектирования: графических, матричных, математических, описательных и др. Это могут быть данные анкетирования, фотографии рабочего времени, графики, диаграммы, таблицы, схемы, математические модели, чертежи и другие документы, обычно включаемые в отчеты в качестве приложений или накапливающиеся у разработчиков в виде рабочих материалов.

При анализе состава документации данной стадии управления проектами обращает на себя внимание отсутствие некоторых документов в отечественной практике. Речь идет, например, о заявке на внесение изменений в план проекта, служащей основанием для корректировки плана, графика работ и бюджета[15].

Несущественные различия в составе отечественной и зарубежной документации отмечаются и на пятой стадии – завершения проекта. Обычно это программы, акты и протоколы приемо-сдаточных испытаний и устранения недостатков, отчеты об опытной эксплуатации, организационно-распорядительная документация о сдаче проекта в эксплуатацию вместе с пакетом проектной документации, окончательный отчет и документы о финансовых расчетах.

Таким образом, результаты проведенного исследования свидетельствуют прежде всего о том, что управление проектами как сфера деятельности использует для реализации своих задач значительный по объему и разнообразный по составу комплекс документации. В нем представлены различные унифицированные системы документации, а также документы, в них не входящие. Очевидно, что для управления таким документным массивом необходимо методическое обеспечение, позволяющее построить единообразную систему работы с ним в ходе управления проектами.

В данной сфере деятельности не обойтись без современных информационных технологий. В этой связи представляет интерес появившееся в зарубежной литературе понятие «офис проекта», трактуемое в развитых странах не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение, где осуществляется управление проектом, сколько как инфраструктура, обеспечивающая все процессы управления проектом. Одним из важных условий организации его работы является программное обеспечение, выбор и внедрение которого должны обусловить функционирование электронного офиса как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, в том числе работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом применяются программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.

Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в форме документов, что предполагает замену ручных методов их обработки автоматизированными. Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотами: исходящей и внутренней переписки как в электронной, так и в бумажной форме. База данных документов должна формироваться в виде централизованного электронного архива документов (включающего бумажные оригиналы, их электронные копии) и стать совокупным элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта.

Система документации по управлению проектами как совокупность современных уникальных документных комплексов, которые должны найти свое место в теории и практике документационного обеспечения управления и архивного дела, заслуживает пристального внимания со стороны документоведов и архивистов в качестве предмета серьезного научного исследования.


[1] Дипроуз Д. Управление проектами / Пер. с англ. М., 2008. С. 19; Хелдман К. Профессиональное управление проектом / Пер. с англ. М., 2009.

[2] Гражданский кодекс Российской Федерации. М., 2007; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169; Федеральный закон «О техническом регулировании» (в ред. Федерального закона от 9 мая 2005 г. № 45-ФЗ). М., 2005; Федеральный закон «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в ред. Федерального закона от 31 декабря 2005 г. № 207-ФЗ) // Собр. законодательства Российской Федерации. 2006. № 1. Ст. 18; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Рос. газ. 2006. 29 июля; Постановление Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87 г. «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию» // Там же. 2008. 27 февраля; и др.

[3] ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (постановление Госстандарта России от 15 августа 2001 г. № 332-ст, с изм. от 7 июля 2003 г.); ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования; и др.

[4] Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М., 2002; Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. М., 2002; Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент. М., 2003; Евдокимова Л.О., Слесарева Л.С. Инновационный менеджмент. СПб., 2005; Аристов О.В. Управление качеством. М., 2007: Архипова Н.И., Кульба В.В., Косяченко С.А. и др. Организационное управление. М., 2007; Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами. М., 2007; Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. М., 2008; Куняев Н.Н. Документоведение / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. М., 2008; и др.

[5] Саттон Майкл Дж. Д. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения. СПб., 2002; Управление проектами. СПб., 2004; О’Коннэл Ф. Как успешно руководить проектами. Серебряная пуля. 3-е изд. / Пер. с англ. М., 2005; Орр А.Д. Управление проектами: руководство по ключевым процессам, моделям и методам / Пер. с англ. Днепропетровск, 2006; Дипроуз Д. Указ. соч.; Хелдман К. Указ. соч.; и др.

[6] Дипроуз Д. Указ. соч. С. 44–46.

[7] Хелдман К. Указ. соч. С. 83, 114, 133, 134.

[8] Орр А.Д. Указ. соч. С. 19–20.

[9] Евдокимова Л.О., Слесарева Л.С. Указ. соч. С. 64.

[10] Дипроуз Д. Указ. соч. С. 62.

[11] Генри Гант (Henry Gantt, 1861– 1919), американский инженер, предложивший в 1910 г. новую технику календарного планирования с использованием горизонтальных диаграмм. Графики Ганта оказались настолько полезным аналитическим инструментом, что до сих пор используются в управлении проектами почти без изменений: только в 1990-х гг. для более детального описания зависимостей между задачами были добавлены связи. См.: Гант Г.Л. Организация труда. Размышления американских инженеров об экономических последствиях Мировой войны. М., 1923.

[12] Орр А.Д. Указ. соч. С. 29, 41, 52, 65, 74.

[13] Хелдман К. Указ. соч. С. 155–156, 184–189, 191, 217, 222, 244, 265, 283.

[14] Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. М., 2008.

[15] Дипроуз Д. Указ. соч. С. 128.

Редакция

Электронная почта: polit@polit.ru
VK.com Twitter Telegram YouTube Яндекс.Дзен Одноклассники
Свидетельство о регистрации средства массовой информации
Эл. № 77-8425 от 1 декабря 2003 года. Выдано министерством
Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и
средств массовой информации. Выходит с 21 февраля 1998 года.
При любом использовании материалов веб-сайта ссылка на Полит.ру обязательна.
При перепечатке в Интернете обязательна гиперссылка polit.ru.
Все права защищены и охраняются законом.
© Полит.ру, 1998–2024.